Два года назад, когда специальный режим НПД (налогообложения дохода от профессиональной деятельности) только появился, юридические лица без энтузиазма отнеслись к сотрудничеству с самозанятыми. Сегодня же, когда последние все активнее регистрируются и предлагают свои услуги практически на всех фриланс-биржах, это отношение изменилось.

Компании начали работать с плательщиками НПД куда активнее. Хотя некоторые опасения у них все же остались. И не без основания. Сотрудничество в данном случае действительно нужно уметь организовать правильно. Как?

Вводные

Для начала полезно получить некоторое представление о самом режиме. Так, самозанятые – это не только самостоятельные исполнители. Они могут быть и в статусе индивидуальных предпринимателей.

При этом ИП, которые заключают договор, как плательщики НПД, не могут параллельно вести дела, используя другие спецрежимы налогообложения. Для заказчика это значит, что перед сделкой нужно проверить статус потенциального исполнителя на сайте ФНС (это бесплатно). Если он значится, как НПД, то все хорошо.

Как работать с самозанятыми:

  • На условиях договора, в котором прямо указывается, что одна сторона покупает услугу или товар, а вторая его продает (или выполняет работы). Формулировок, которые можно расценить, как имеющие отношение к сотрудничеству типа «работник – работодатель», здесь быть не может (премии, график работы, обязанности – все это терминология не для договора с НПД).
  • С оформлением документов, подтверждающих проведение сделки. В случае с физическими лицами (самозанятыми) это чек, с ИП на НПД это акт выполненных работ или счет-фактура.

Вопросы по чекам

При сотрудничестве с предпринимателями чеки обычно не используются. Но запрашивать их заказчик может. Если исполнитель вызывает хотя бы малейшие подозрения, это нужно сделать. В будущем такая практика избавит от необходимости выплачивать штрафы, если ИП сразу после проведения сделки откажется от статуса НПД или аннулирует платежные документы. Чек на руках у клиента (а также сохраненная переписка и правильно указанное назначение платежа) поможет объяснить контролерам из налоговой, куда юридическое лицо отправило деньги.

При работе с частным лицом

Фрилансер, который работает без ИП, всегда должен предоставлять чек. Последний обычно формируется прямо в сервисе, в котором самозанятый регистрируется и платит налоги («Мой налог»). Как правило, это стандартный документ, в котором обязательно указываются:

  • полное имя исполнителя;
  • ИНН каждой из сторон сделки;
  • наименование оплаченной услуги (товара, вида работ);
  • дата платежа и точное время;
  • режим налогообложения (НПД).

Чеку присваивается уникальный номер, который тоже печатается на документе вместе с QR-кодом. Данные, кроме кода и номера, самозанятый вводит самостоятельно, их нужно проверять во избежание умышленной ошибки или случайной описки.

Юридическое значение документа

Если в случае с ИП запрашивать чек (при условии, что сам исполнитель его не прислал в течение суток) необязательно, то при сотрудничестве с фрилансером документ нужен непременно. Это основание для учета переведенных исполнителю средств в расходах компании (при расчете налогооблагаемой базы). Нет чека – средства, уплаченные фрилансеру, не могут быть засчитаны в затраты.

Форма чека не имеет принципиального значения. Бумажный и электронный вариант имеют равнозначны по юридической силе. Более того, потеряв документ, его можно восстановить (главное, чтобы самозанятый его сформировал). Делается это через налоговую службу (запрос дубликата).