За последние три месяца более четверти малых и средних компаний, то того занятые исключительно в офисах, перешли на удаленную работу. И это далеко не предел.

По данным на конец мая, еще более 10 тыс. малых предприятий, вынужденно остановивших свою деятельность, планируют последовать примеру коллег для ее возобновления. Правда, некоторые из них опасаются, что перевести на удобный (и главное, экономный) режим удаленной работы бухгалтера у них не получится.

На самом деле вести бухгалтерию дистанционно можно. И не только тем, кто сам ей занимается. Есть целых три способа перевести учет и отчетность в дистанционный формат с минимальными потерями для бизнеса.

Классический подход с поправкой на самоизоляцию

Очевидный способ организации работы бухгалтера – традиционный с элементами удаленной работы. Что для этого нужно от бизнеса:

  • наладить доставку оригиналов первичных документов на дом бухгалтеру (курьером или собственными силами);
  • временно уполномочить работника, который остается в офисе (или самого руководителя) согласовывать и подписывать основную документацию.

Все документы, удостоверенные визой руководителя при этом, надо будет сканировать и отправлять бухгалтеру почтой (в любом из мессенджеров). Ту же практику можно реализовать со счетами-фактурами.

Только для подписания другими лицами всех документов, которые по уставу и закону должен визировать главбух, нужно подготовить доверенность и издать соответствующий приказ. В последнем должны быть отражены как факт делегирования права подписи, так и его причины, и сроки, в течение которых будет действовать новое правило.

Электронный документооборот

Более удобный, но затратный по времени и деньгам вариант – перейти на полноценный электронный оборот документов. С одной стороны, в будущем он окупится при условии правильной настройки. С другой стороны, для его организации нужно совершить ряд манипуляций, а именно:

  • заказать усиленную квалифицированную подпись (коротко УКЭП);
  • выбрать оператора электронного документооборота и заключить с ним договор;
  • установить бухгалтерскую программу, через которую все уполномоченные сотрудники отдела смогут вести учет (создавать, отправлять на согласование документы, подписывать их, передавать контрагентам, готовить отчетность);
  • внести изменения в учетную политику (в ней должен быть отражен сам факт перехода на электронный оборот);
  • изменить график документооборота.

Минус такого подхода (если не считать рисков ошибочной настройки и стоимость организации) всего один – с документами смогут работать только те, кто зарегистрирован в той же системе ЭДО. Это касается контрагентов. С теми из них, кто вне системы, придется работать по старой схеме (сканированные договоры и передача оригиналов курьером или обычной почтой). Плюсов больше: документы на подпись будут передаваться автоматически, в программу можно загрузить шаблоны, документацию не нужно распечатывать.

Онлайн-бухгалтерия

Третий вариант – онлайн-бухгалтерия. Это клиентский или браузерный сервис, который работает по аналогии с ЭДО, только имеет меньше опций. От проникновения он защищен лучше, чем домашний компьютер бухгалтера, но некоторые операции он совершать не может.

Потому онлайн-бухгалтерия подходит только малым фирмам с минимальным оборотом документов. Зато ставится он за 1 день и по стоимости значительно дешевле полноценного ЭДО.