Малый бизнес – это не только реклама, продажи, общение с клиентами. Это еще и «скучная» бухгалтерия, которой кто-то должен заниматься. Кому ее поручить? Самый очевидный ответ – бухгалтеру. Если он окажется хорошим специалистом, то отчеты будут формироваться вовремя, учет станет информативным, а у налоговой и прочих контролеров не останется к бизнесу вопросов.

Но бухгалтеру надо платить деньги. Которых может пока у микробизнеса и не быть. Именно по этой причине многие владельцы начинающих проектов предпочитают вести бухгалтерию сами. Что похвально: разбираться изнутри в своем бизнесе, переведенном в цифры, действительно полезно. Вот только из-за дефицита элементарных знаний в такой практике вероятны ошибки. Некритичные, если от них вовремя избавляться, и способные «потопить» самую перспективную бизнес-идею, если они формируют форменный бухгалтерский бардак.

Как оценить состояние своего учета и не допустить хаоса? Нужно периодически (еженедельно, а лучше ежедневно по результатам рабочего дня) проводить экспресс-проверки. Можно и своими силами. Что проверять?

Распространенные ошибки учета

Топ-лист самых распространенных ошибок учета в малом и микробизнесе включает:

  • более 2–3 непроведенных документов;
  • недоначисленные налоги;
  • проблемы при оформлении транзакций через эквайринг;
  • отрицательные остатки денег в кассе;
  • некорректные данные по остаткам на складе (настоящий рок интернет-магазинов, из-за которого бизнес теряет до четверти постоянных покупателей).

Документы

Больше всего проблем возникает в практике обслуживания документооборота. Ему и стоит уделять самое пристальное внимание. Проверять надо не только факт проводки, которая должна быть сделана на конкретную дату.

Не так страшно не сделать проводку, как сделать ее неправильно. Перепутать договоры отгрузки и оплаты, например, формы, шаблоны, номера своих счетов в банках (когда по документам транзакция должна пройти на один счет, а де-факто средства оказались совсем на другом).

Из-за неправильных проводок «поплывет» все – от расчета остатков до актов сверок. Если ошибок несколько, а продажи идут активно, то найти все ошибки уже через несколько дней будет довольно сложно.

Эквайринг

Учет средств, поступающих через эквайринг, тоже до сих пор очень часто осуществляется неправильно. Хотя алгоритм здесь довольно простой:

  • клиент рассчитывается картой через терминал;
  • средства поступают на расчетный счет продавца через 1–3 дня в зависимости от скорости проведения транзакций банком;
  • по прибытии деньги оформляются как выручка по безналу.

Казалось бы, места для непонимания практически не остается. Но это только на первый взгляд. На самом деле очень многие учитывают деньги с карточных расчетов, как наличные на день их поступления на расчетный счет (потому что наличная выручка действительно сдается в кассу банка днем ее получения). Или вообще указывают банк как источник поступлений (покупателя). Нередко «клубок» путаных проводок сжимается настолько, что распутать его может только специалист.

Проводки с наличными

С наличными средствами – их учетом – все проще. Здесь путаницы с датой или источником прихода нет, но есть сложности с выбором статьи, по которой они учитываются. Чаще всего по незнанию предприниматель регистрирует их как прочие поступления.

Налоговая за такие ошибки может строго наказать. Причина ее суровости очевидна: если считать нал как прочие источники прихода, расчет налогов на прибыль производится некорректно. Это же касается и сборов с тех, кто работает по УСН.

Когда чаще всего имеют место ошибки

Для бухгалтера с соответствующей профессиональной подготовкой перечисленные проблемы – азбука просчетов новичка. Предпринимателю же стоит обращать внимание на эти моменты, чтобы быстрее научиться вести учет. И быть поосторожнее, отдавая бухгалтерию на аутсорсинг фрилансерам. Именно из-под их легкой руки, как показывает опыт, часто выходят всевозможные казусы.

Как навести порядок в бухгалтерии

Порядок действий простой, надо в конце дня проверять по пунктам:

  • выполненные проводки;
  • поступления на счет и правильность их отображения;
  • формы отправки (налоговой, клиентам) на предмет верного выбора шаблона;
  • остатки (нельзя допускать отрицательных остатков по кассе или складу);
  • корректность выбора источников поступлений.

Со временем такой экспресс-контроль будет занимать у предпринимателя не более 20 минут. И избавит от многочасового аудита в конце каждого месяца.

В каких случаях экспресс-проверка проводится обязательно

При нормальной работе экспресс-проверки могут требоваться как ежедневно, так и еженедельно или ежемесячно в зависимости от загрузки бизнеса. В некоторых случаях, когда компания работает по УСН и уже отладила процессы учета, такого контроля не надо вообще.

Но даже тем, кому он де-факто не нужен регулярно, провести его на разовой основе обязательно стоит, если:

  • бизнес планирует расширение;
  • предприниматель все-таки намерен высвободить свое время, передав работу бухгалтера специалисту (если привлекаемый специалист действительно хорош, он и сам перед началом работы предложит провести такой мини-аудит, потому что никто не хочет брать на себя ответственность за чьи-то недоработки);
  • в компании будет меняться бухгалтер или ведение бухгалтерии отдается на аутсорсинг (перед тем как отпустить штатного сотрудника, полезно проверить, в каком состоянии он оставляет поле своей ответственности);
  • планируется подключение эквайринга.

В ожидании налоговых проверок

Долгие недели самоизоляции уже почти позади, многие компании если не запускаются, то активно готовятся вернуться к нормальному режиму работы. И период, в который налоговики не могут проводить никаких проверок, тоже скоро закончится. Есть мнение, что сразу по его окончании контролеры с удвоенным усердием примутся за выявление нарушителей – сознательных и неосознанных.

Конечно, есть и альтернативное мнение, которое гласит, что ФНС еще долго будет не до микробизнеса. Но отношения с фискальной службой – это не то поле, на котором уместны гадания.

Здесь лучше перестараться, чем оказаться в фокусе. Потому проверить состояние своих дел перед окончанием режима повышенной готовности все же стоит всем. Самостоятельно или с привлечением специалистов.