Каждый третий предприниматель, который сам ведет бухгалтерию бизнеса, испытывает с ней трудности. В 40% случаев декларации, оформленные самостоятельно (без участия специалиста) содержат огрехи или ошибки (как минимум 1 из 4 квартальных). Это на первый взгляд бухгалтерия кажется простым делом – нужно просто фиксировать все приходы и расходы на соответствующих статьях. При ближайшем рассмотрении для деятельных бизнесменов она оказывается рутинным и даже весьма сложным делом.
Как упростить бухгалтерию и сделать ее интереснее?
Эксперты советуют:
- не отделять бухгалтерские проводки от самого бизнеса (очень распространенная ошибка, даже среди опытных специалистов);
- мотивировать себя на постоянное ведение документации;
- делить бизнес на этапы и привязывать к каждому из них бухгалтерские проводки;
- привлекать удаленных сотрудников, если в документах уже наметился серьезный беспорядок;
- периодически (хотя бы раз в 2–5 лет) устраивать экспертный аудит.
Бухгалтерия как часть бизнеса
Понимание значения бухгалтерского учета и отчетности в разрезе бизнес-процессов – важное требование. Во-первых, благодаря этому пониманию можно получить полную финансовую картину бизнеса, а с ней – самую достоверную базу данных для анализа (эффективно ли работают применяемые инструменты, люди, программы). Во-вторых, связывая каждое действие на коммерческой ниве с бухгалтерской регистрацией этого действия, гораздо интереснее и проще грамотно вести учет.
Мотивация – ключ к успеху
Кто сказал, что мотивировать надо только наемный персонал? Или что мотивы нужны человеку, только чтобы вставать пораньше и нестись на встречу с поставщиком, инвестором, крупным заказчиком?
Каждый раз, сдерживая праведный гнев на сотрудника, потому что он ценный кадр и после выволочки может сбежать к конкуренту, предприниматель мотивирует себя прибылью или высокой позицией в рейтинге. Те же стимулы им управляют, если он ждет инвестора, опаздывающего на встречу уже на час. Или в очередной раз дает отсрочку платежа постоянному крупному клиенту.
С бухгалтерией и ее ведением ситуация ровно та же. Когда не хочется садиться за скучные цифры, собирать накладные, договоры, платежки и т. д. по хронологии, выписывать счета, на которые можно и нельзя относить те или иные платежи, надо себя мотивировать. Экономией на бухгалтере, высокими доходами, статистикой снижения расходов – всем, что вам важно. Не стоит недооценивать мотивацию: в случае с рутинной нелюбимой работой позитивный настрой – это не только полезная практика, но и отличная страховка от ошибок.
«Разделяй и властвуй»
Самый короткий путь к выявлению организационных просчетов – дробление обшей системы действий на этапы. Для интернет-магазина это может быть:
- обработка заявки;
- согласование условий;
- проверка товара;
- передача товара перевозчику;
- информирование клиента об отправлении;
- контроль доставки (и послепродажный сервис во имя расширения постоянного портфеля покупателей).
На каждом этапе есть свои бухгалтерские мини-процессы (от списания товара со склада до оплаты услуг перевозчика или начисления бонусов/премии менеджеру-консультанту). Привязывая их к каждому звену цепочки (для разных видов деятельности она составляется индивидуально), можно упростить бухгалтерию и заодно выявить уязвимости. Например, низкую квалификацию менеджера, из-за которой много отказов, или дефицит ходового товара на складе, дорогую доставку (недорогую доставку, которую можно было бы оплатить за клиента, чтобы завоевать его лояльность) и т. д.