Почти половина российских компаний планируют поздравлять своих сотрудников с так называемыми гендерными праздниками. Причем тех, кто намерен подарить подарки прекрасным дамам на 8 Марта, даже больше, чем ИП, собирающихся поздравлять мужчин с 23 Февраля.
Впрочем, и те и другие могут столкнуться с проблемами с налоговой, если не подумают, как правильно оформить поздравительные сюрпризы. К слову, над этим вопросом задумываются меньше 20% предпринимателей. Тогда как поздравления сотрудников, особенно с подарками, нередко становится камнем преткновения и причиной для выездной проверки ФНС.
Не прельщает перспектива встречать проверяющих? Тогда вашему вниманию 2 легальных метода оформления корпоративных подарков.
С внесением в трудовой договор
Вопрос о подарках на самом деле должен быть рассмотрен на самом высоком уровне – устава работы предприятия. После чего он может быть внесен в шаблон трудового договора – положение о премиальном вознаграждении. Прописывать в самом договоре суммы необязательно, а вот поводы желательно указать.
Алгоритм действий следующий:
- при оформлении договора с работником, внести в раздел о вознаграждении возможность дарения подарков;
- накануне праздника, с которым ИП планирует поздравить персонал, издать приказ, здесь уже должны быть перечислены все получатели презентов и их (подарков) стоимость;
- на дату дарения останется подготовить ведомость, в которой каждый получатель должен будет расписаться (она подкладывается к трудовому договору).
Без внесения в трудовой договор
Если менять шаблон не хочется (или такой возможности нет), можно организовать поздравления и без строки в разделе о премиальном вознаграждении. В таком случае к дате поздравлений нужно будет подготовить:
- приказ (повод для подарков, список получателей, стоимость каждого презента) за подписью главбуха и руководителя;
- договор дарения (на каждого получателя отдельно или общий по списку сотрудников, которых предполагается поздравить, с таким документом можно дарить даже презенты стоимостью свыше 3 тыс. рублей);
- ведомость, в которой распишутся одариваемые (она подкладывается к договору дарения).
Что с налогами и сборами?
Первый сценарий хорош тем, что средства, потраченные на подарки персоналу, можно учесть в расходы при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль (ОСН, УСН). Правда, самим сотрудникам может не понравится, что из их следующей зарплаты будет удержан НДФЛ – 13% от указанной стоимости презента.
Если работник уволится, не дожидаясь очередного оклада (в том же месяце, когда проходило поздравление), работодателю придется направить в ФНС отдельное уведомление о том, что удержать подоходный налог с человека невозможно. Страховые взносы тоже считаются от цены подарков.
Во втором случае страховые взносы не оплачиваются. НДФЛ нужно удерживать, если стоимость подарка превышает 4 тыс. рублей. Если с ближайшей зарплаты 13% стоимости презента вычтены не были, это нужно сделать в месяце, когда предприниматель обнаружил такую забывчивость (вопросов у налоговиков возникнуть не должно).
Минус второго сценария состоит в том, что зачесть траты на презенты в налог по ОСН или УСН не получится. И НДС, если ИП работает на общей системе, придется начислить (либо на цену покупных изделий, либо на себестоимость, если подарки – товары собственного производства).