В отличие от прошлого года, в 2021-м налоговые проверки, кажется, обещают стать нормой. Причем в фокус попадут не только традиционные виды офлайн-деятельности. Учитывая, сколько компаний и ИП перешли в онлайн из-за пандемии в 2020-м, несложно предположить повышенный интерес налоговиков и к интернет-магазинам. Последним, как и обычным торговым точкам, теперь обязательно нужно иметь кассу, иначе проверка выявит нарушения и может стать началом конца бизнеса.

Впрочем, касса интернет-продавцу нужна не обычная, а тоже онлайн. И перед ее покупкой или арендой полезно разобраться, что собой представляет такая технология, и где ее предлагают.

Кто должен работать с онлайн-кассами

Так, онлайн-касса – это аппарат или сервис, который обеспечивает передачу данных об осуществлении торговой транзакции в ФНС в режиме live. То есть сразу по факту совершения этой транзакции. Передача осуществляется не напрямую, а через оператора фискальных данных или ОФД. Для работы с кассой к нему нужно подключиться. Делается это через стандартный «абонентский» договор.

Теперь о правилах. Кто должен использовать онлайн-кассу:

  • юридические лица, осуществляющие торговлю онлайн или офлайн;
  • предприниматели, которые продают любые товары;
  • самозанятые, ИП и компании, торгующие продукций, которая должна иметь маркировку.

Если коротко, то с онлайн-кассами должны работать все, кто занят в e-commerce. Исключение сделано только для самозанятых (их чеки формируются в сервисе «Мой налог»). И то им тоже может потребоваться кассовый функционал, если они сотрудничают с юридическими лицами или покупателями, отдающими предпочтение карточному расчету.

Секрет в том, что сделать перевод на карту самозанятого покупатель может и без кассового модуля. А вот если он хочет именно расплатиться с карты – не перевести деньги, а совершить транзакцию, – ему потребуется терминал или онлайн-касса.

К слову, ИП или юрлица могут и не устанавливать кассовое оборудование (ПО), если им это категорически неудобно. Но тогда придется торговать через посредника – площадку маркетплейса, у которой кассовые технологии уже есть.

Формат

На рынке сегодня представлены 2 формата онлайн-кассы:

  • Аппарат. Он мало похож на стандартный кассовый модуль и больше напоминает компактный планшет. В отличие от альтернативного формата такая касса умеет не только передавать данные и формировать электронные чеки, принимая деньги с карт и интернет-кошельков, но и печатать фискальные документы на бумаге.
  • Программа. В этом случае речь идет не о покупке оборудования, а об установке софта с подключением к нему сайтов продавца. Работает такая касса в режиме обычной (ставшей уже многим привычной) SaaS-услуги. В некоторых CRM – системах взаимодействия с клиентами, которыми пользуется малый и средний бизнес – облачный кассовый сервис уже включен в пакет опций. Печатать бумажные чеки программная онлайн-касса не может.

И в аппаратном, и в программном варианте онлайн-кассу можно купить или взять в аренду. В обоих случаях пользователю нужен расчетный счет, на который будут заходить деньги от покупателей.

Где покупают онлайн-кассу

Облачный кассовый сервис можно купить или арендовать в установочном пакете с другим ПО напрямую от разработчика или его представителя. Также заказы на разработку и установку онлайн-касс в варианте SaaS принимают IT-компании, имеющие соответствующие разрешения (специализированные разработчики) или банки.

В случае с покупкой/арендой софта вместе с CRM или в банке при открытии РКО имеют место посреднические отношения. Только как показывает опыт, с разработчиком коммерческого софта они складываются более успешно, чем с банковскими сотрудниками.

Последние, по сути, выступают не представителями, а агентами настоящего продавца или арендодателя, и зачастую ничего не знают о предлагаемом ПО. В результате чего обслуживание этого ПО может быть затруднено.

Когда же кассовый модуль продается в пакете с отчетными или учетными сервисами, их разработчик прямо заинтересован в нормальной работе всех подключенных опций. К тому же в его штате есть специалисты, которые как минимум понимают, как кассовые программы вообще работают. Настройка и подключение онлайн-кассы в таком случае проходит проще, не всегда нужно даже обучать персонал – все понятно интуитивно.

Покупка кассового оборудования в банке

Что до аппаратной техники (если чеки нужны не только электронные, но и бумажные), то ее тоже можно купить как в банке при открытии счета, так и в специализированном магазине. В первом случае плюсы и минусы решения выглядят так.

  • Плюсы:
    • все в одном месте (РКО, эквайринг, касса);
    • можно купить оборудование в кредит, который оформят здесь же;
    • есть официальные гарантии от производителя.
  • Минусы:
    • это посредническая агентская модель отношений, а значит, цена покупки или аренды может быть значительно выше, чем напрямую от продавца/арендодателя;
    • сдача по гарантии техники вызовет массу сложностей, а сам гарантийный ремонт займет больше времени;
    • каталог аппаратуры сильно ограничен, выбора брендов тоже особого нет;
    • регистрация, подключение и настройка часто осуществляется самостоятельно без помощи продавца (банка);
    • при смене финансового партнера придется менять и договор с ОФД, и саму онлайн-кассу (или договариваться напрямую с разработчиком о подключении других расчетных счетов).

Кроме того, банковские организации, согласно последним нововведениям, теперь должны еще более тщательно следить за финансовыми операциями своих корпоративных клиентов. Подключая через такого партнера фискальное оборудование, есть шанс оказаться в зоне его (партнера) постоянного пристального внимания.

Плюсы и минусы покупки или аренды в специализированном магазине

В специализированном магазине брать технику выгоднее как минимум по цене. Правда в поисках оптимального решения придется обойти немало брендов и почитать много отзывов. Зато помощь с регистрацией будет, и она будет профессиональной. То же касается техподдержки в процессе обслуживания. Обмен, возврат и гарантийный ремонт обещает быть быстрее и проще. А вот рассрочки или кредита может и не быть.

Впрочем, сегодня многие компании сотрудничают с банками и предлагают вполне приемлемые условия займов на технику. К тому же существует еще и аренда, которая не требует столь уж значительных вложений.