В последние годы налоговые органы развернули настоящую кампанию против наличных расчетов между предпринимателями или юридическими лицами. По всему видно, что количество «живых денег» в B2B-сегменте стремятся свести к минимуму. Лимиты установлены довольно жесткие, а при их нарушении штрафы платит не только нарушитель, но и тот, кто принял его нал.
Все это к тому, что работать с наличкой бизнесу нужно осторожно. Причем не только в части ее получения, с которым как раз все просто: есть ограничение по сумме в размере 100 тыс. рублей, его надо соблюдать.
А как правильно использовать уже полученные средства? На что предприниматель может их потратить, не рискуя вызвать гнев налоговой и попасть в зону повышенного внимания ее сотрудников на несколько отчетных периодов подряд?
Что нужно знать ИП об использовании наличности
Так, существуют статьи расходов, на которые тратить наличность нельзя, даже если она в кассе есть. К ним относятся:
- возвраты авансовых платежей;
- расчет наперед по договору аренды офиса, склада, торговых залов, других коммерческих помещений;
- проценты и тело кредитов, займов от партнеров и других организаций;
- суммы, передаваемые безвозмездно;
- расчет по претензиям на компенсацию недостачи, ущерба;
- выплаты неустойки по нарушенным или неисполненным договорам;
- увеличение или пополнение уставного капитала.
Как тратить полученный нал на то, на что его тратить нельзя?
В некоторых случаях допускается частичный расчет «живыми» деньгами (например, за аренду дополнительного офиса, если это не предоплата). В других ситуациях полная сумма должна быть переведена только по безналу (например, неустойка).
Чтобы провести все перечисленные платежи и совершить переводы, нал из кассы нужно положить на корпоративный счет (при этом надо понимать, что обо всех сомнительных операциях банк сообщит в ФНС, к этому его обязывают недавно введенные законодательные требования). И только после этого уже со счета можно проводить транзакции.
На что можно использовать нал
Статей, на которые можно потратить наличность, гораздо меньше, но они есть. Так, если в кассе имеется достаточная сумма, то ее можно направить без проводки через РКО:
- на выплаты социальных пособий сотрудникам;
- выдачу заработной платы;
- расчеты с МФО;
- оплату товаров и услуг, полученных от потребительских кооперативов;
- оплату товаров, услуг, работ привлекаемых исполнителей;
- покупку канцелярии;
- нужды предпринимателя (директора/владельца компании), не связанные с бизнесом и т. д.
Строгая подотчетность
Здесь важно понимать, что деньги, так или иначе расходуемые в наличном виде, должны быть строго подотчетными. То есть сумма в отчете о выдаче из кассы и в чеке закупки должна полностью совпадать.
В некоторых случаях это создает дополнительные проблемы. Например, когда по факту расчета за проведенные работы их исполнитель в рамках бонуса вдруг делает скидку и принимает на руки на 5% меньше ранее заявленной суммы. Просто вернуть эти средства в кассу нельзя. Точнее, можно, но использовать их после возврата, не «прогнав» через счет, будет нарушением.