Малый и средний бизнес сегодня экономит на всем, на чем можно. И бухгалтерское сопровождение не исключение.

Как показали недавние исследования, самый бюджетный способ вести бухгалтерию для компаний на упрощенной системе налогообложения – аутсорсинг. Неудивительно, что интернет в период самоизоляции и удаленной работы буквально переполнился предложениями от таких удаленных бухгалтеров.

И многие этим предложением воспользовались. Не все, но некоторые пользователи в итоге (по прошествии почти трех месяцев так называемых нерабочих дней) теперь оказались в затруднительном положении. Кто-то столкнулся с проблемами при подготовке документации и направлении справок в налоговую. Кто-то потерял всю свою бухгалтерскую базу. Есть и такие, кто недосчитался прибыли.

Почему так происходит, и как работать с бухгалтерским аутсорсингом в сложный кризисный период? Эксперты предлагают пять простых правил, которые если не отменят основные риски подобного сотрудничества, то сведут их к минимуму.

С кем работать

Предложений очень много, но далеко не все их авторы готовы предоставить документальные гарантии того, что их деятельность хоть сколько-нибудь профессиональная. Как проводится контроль работы аутсорсеров, кто выполняет аудит таких компаний, как оформлены «удаленные бухгалтеры»? Все эти вопросы надо задать до того, как будет подписан договор о сотрудничестве (а его надо подписывать обязательно).

На что здесь стоит ориентироваться (по мнению специалистов):

  • Если это организация, то она должна быть зарегистрирована де-юре. Оптимальный формат – франшиза от компании «1С:БухОбслуживание». Партнер в таком случае как минимум устраивает регулярный аудит своим исполнителям и даже присваивает им места во внутреннем рейтинге. На первые позиции такого рейтинга и стоит обратить внимание.
  • Если аутсорсер – это отдельный человек, то он должен быть оформлен как ИП или самозанятый гражданин. В обоих случаях нелишне спросить документы об образовании (или рекомендации постоянных клиентов, если человек не заканчивал бухгалтерских курсов и не учился в вузе).

Судебная практика показывает: с исполнителя по договору ГПХ (гражданско-правового характера) редко что получается спросить. По самозанятым, правда, статистики пока нет, зато сам формат их деятельности предполагает такую же ответственность перед заказчиком, как у индивидуального предпринимателя.

Оптимальный стаж

Бухгалтерия – это не просто работа с цифрами и шаблонными отчетами. Это масса конфиденциальной информации, которая, оказавшись не в тех руках, может погубить хороший бизнес. А еще это деловая репутация и качество отношений компании или предпринимателя с налоговой инстанцией. Потому доверить такую работу новичку рынка никак нельзя.

С одной стороны, он, конечно, предложит приятную цену (пусть и не всегда). С другой стороны, все свои рабочие процессы такой аутсорсер будет отрабатывать на первых заказчиках. Совершенно непонятно, во что для них это выльется.

Как показывает опыт последних трех лет (согласно статистике проблемных отношений), минимальный стаж бухгалтера-аутсорсера, с которым безопасно иметь дело, – 2–3 года. Меньше – алгоритмы сотрудничества могут быть не отлажены, больше – компания уже завоевала себе имя, работает со многими ИП и попросту не успеет обслужить ваш договор (хотя обязательно за него возьмется, не упускать же ей клиента).

Размещение бухгалтерской базы

Одна из главных проблем современного удаленного бухгалтерского аутсорсинга, по данным экспертов в области юриспруденции (которые сегодня ведут иски от пострадавших клиентов), – доступ к бухгалтерской базе. Следует сразу оговорить:

  • где она будет находиться (самый популярный вариант из условно безопасных решений – облако);
  • кто и в каком режиме будет иметь к ней доступ (важно, чтобы бизнес сохранил возможность сменить исполнителя, не потеряв всего своего бухучета);
  • на каких условиях будет осуществляться передача компетенций, если возникнет такая необходимость.

Результаты обсуждения этих вопросов должны найти отражение в договоре об оказании аутсорсинговых бухгалтерских услуг. Это обязательное условие. Конечно, вторая сторона здесь же пропишет возможность для заказчика получить базу только после полного расчета. Этот пункт исключать не нужно. Его надо дополнить алгоритмами решений проблемных вопросов (например, когда рассчитываться больше не с кем, потому что бухгалтер-аутсорсер исчез).

Еще один важный пункт договора

Ответственность бухгалтера за его профессиональную работу обязательно должна закрепляться в соглашении об услугах. Но одного только ее упоминания недостаточно. Еще одна распространенная проблема (или даже уловка со стороны тех, кто не готов отвечать за качество своего бухучета) – «хитрая» формулировка условия наступления ответственности.

Если в договоре бухгалтерское обслуживание будет оформлено, как услуга по сопровождению бухгалтерского программного обеспечения, то ошибка исполнителя может и не запустить процедуру его ответственности. Просто потому, что программа работала правильно, просчет или умышленную неточность допустил человек, а в договоре речь о работе с ПО.

Софт

Нелишне еще до начала сотрудничества запросить у потенциального исполнителя список сервисов и программных решений, с которыми он работает. Хорошо, если он не ограничен пакетом 1С (значит, в компании есть специалисты, разбирающиеся в других сервисах). Но в таком случае следует не полениться и лично пройтись по сайтам, чтобы посмотреть на отзывы об альтернативных сервисах, способах их обслуживания, стоимости «абонемента». Такой легкий непрофессиональный аудит поможет избежать сразу двух проблем.

  1. Когда компания де-факто пользуется только онлайн-решениями, а функция бухгалтера заключается в регистрации нового пользователя (возможности такой бухгалтерии сильно ограничены, а цена услуг завышена, учитывая минимальную нагрузку).
  2. Когда исполнитель пользуется частными «узкими» пакетами, обслуживание которых может оказаться либо долгим, либо дорогим. А перейти на другое ПО у заказчика уже не будет возможности (или времени).

В любом случае собрав информацию о технических возможностях аутсорсера, можно делать объективные выводы о компетенциях его сотрудников. И формировать набор опций, которые можно им делегировать без риска утечки информации или проблем с налоговыми органами.