В 2020 году штрафов за нарушение 439-ФЗ, который предписывает работодателя правильно и своевременно оформлять отчеты по форме СЗВ-ТД, не было. Компаниям и предпринимателям дали время привыкнуть к новой норме и адаптироваться к системе перехода на электронные трудовые книжки. Но уже с 2021-го ситуация поменялась.

За несвоевременную подачу отчета или неполную информацию по сотрудникам можно получить штраф. И хотя бытует мнение, что на первых порах службы ограничатся вынесением предупреждений, разобраться с правилами оформления и подачи СЗВ-ТД полезно уже сейчас.

Вопросов, правда, по этой практике все еще немало, а разъяснений не хватает. Чтобы ликвидировать эти пробелы, специалисты в сфере трудового законодательства подготовили ответы на самые распространенные вопросы предпринимателей.  Их всего 5.

  • В каких случаях нужно сдавать форму СЗВ-ТД?
  • Что делать с неопределившимися сотрудниками?
  • Как оформлять смену решений кадров?
  • Где узнать, подавал ли работник заявление на электронный формат книжки ранее?
  • Можно ли сдавать «пустой» отчет?

2 причины для сдачи отчетов в ПФ

Законом предусмотрено 2 повода для обязательной подачи отчета. Во-первых, это проведение кадровых мероприятий в отношении сотрудника. Во-вторых, выбор работником другого формата трудовой, подтвержденный соответствующим заявлением.

Со второй причиной для составления отчета все понятно. А что относится к кадровым мероприятиям?

  1. Прием нового сотрудника.
  2. Увольнение с работы.
  3. Перевод на другую должность.
  4. Смена имени компании или наименования работодателя.
  5. Окончание работником курсов дополнительного профобразования (переподготовка, повышение квалификации) или получение новой профессии в вузе. Во всех случаях нужен диплом или удостоверение об успешном прохождении учебы.
  6. Решение суда, которое ограничивает служебные обязанности или иные условия работы сотрудника на занимаемом посту.

Если работники не определились

На самом деле де-юре таких людей нет. Есть те, кто подал заявление на переход на цифровую книжку до конца 2020 года, и те, кто его не подал. Первые, соответственно, будут работать с электронным документом, а вторые – с бумажным по старинке. Единственное уточнение: персонал имеет право изменить решение и все-таки перейти на цифровой формат. Но для этого он подаст заявление, чем запустит механизм оформления очередного отчета.

Что делать, если сотрудник передумал и хочет цифровую трудовую книжку

Если кадры, подумав, приняли решение использовать новый формат трудовой книжки, работодатель должен:

  • принять у них заявление;
  • повторить записи в отчете, уже отправленном в ПФР, изменив информацию в графе № 10, здесь проставляется «Х», это признак отмены;
  • добавить в отчет строку с новой информацией;
  • рядом с датой заполнения (над таблицей) указать знак отмены в поле «Признак отмены» (здесь тоже ставится «Х»).

Если работник передумал и не хочет больше работать по электронной книжке

Сотрудники, которые сначала выбрали бумажный вариант трудовой, а потом захотели перейти на электронный, могут подать заявление в любой момент на протяжении всего года. Тем же, кто, наоборот, сначала решил перейти на новый формат, а затем захотел вернуться к бумажной версии, работодатель уже помочь не сможет.

Процедура возврата к первоначальному варианту трудовой книжки в законе не предусмотрена. То есть вернуться к бумаге, перейдя на «цифру», уже нельзя. Хотя есть вероятность, что в будущем такая возможность появится.

Как узнать, подавал ли сотрудник заявление раньше?

При приеме нового сотрудника работодатель не может знать, подавал ли тот на прежнем месте работы заявление о переходе, а сам работник может об этом забыть. Как проверить, какую книжку ему оформлять:

  • в бумажном варианте должна стоять соответствующая пометка (ее обязан был внести прошлый наниматель);
  • у сотрудника должна иметься формат СТД-Р с информацией о выборе формата документа;
  • работник может запросить сведения по себе в МФЦ или ПФ по форме СТД-ПФР.

Выяснив, что человек уже перешел на электронную книжку, брать с него новое заявление не нужно.

Пустой отчет

Нет, отчет пустым быть не может. В нем должны быть указаны ф. и. о., место работы сотрудника, данные о его приеме, переводе, увольнении, назначении, допусках. Если информация будет неполной, автора отчета могут оштрафовать на 300–500 рублей за каждого сотрудника, по которому заполнены не все данные.